2014年12月4日木曜日

LEVEL7.現場で役立つExcelの小技(手順書フォーマット作成)

ようやくです・・・・ようやく本題に入れました・・・・!
公開日である12/4まであと2時間切ってます!!!

実はExcel初心者の方にはまだ細かい説明は残ってはいますが
時間がないので本題に無理やり入ったとも言います。


僕、11月に現場を抜けて次が決まっていないので有給をとっているのですが
営業の野田さんが非常にがんばってくれてまして、
12/1~12/3まで毎度面談のアポイントをとっていただいて、
そちら側でばたばたしてたら気づいたら時間がなくなってました!

野田さん、ありがとうございます!


ここではある程度Excelの使用経験があることを前提に説明します。
申し訳ないですが、LEVEL1から順に読んでこられた方は、
わからない単語などはGoogleで調べてください。


1.よく使うショートカットや操作


1.1 各セルの区切り線を最適幅にする。


LEVEL5でも説明しましたが、各セルを区切るA、B、Cや
1、2、3などの間をダブルクリックすると
セルの内容が見やすい幅に自動変更してくれます。













応用で、上の画像のC4のちょっと下にあるAと1の間の▲マークをクリックすると
ブック全体が選択できるのですが、その状態でAとBの間をダブルクリックすると
ブックの列幅をすべて最適化、1と2の間でダブルクリックすると縦全体の最適化ができます。
画像は間に合ったらアップロードします。


1.2 本日日付、現在時間のショートカットキー

結構知らない人が多いと思ったのが「Ctrl+;(セミコロン)」と「Ctrl+:(コロン)」の
各ショートカットキーです。

本日日付、現在時刻がそれぞれ入力できるので
ドキュメント作成などでよく使います。


1.3 使用している最終セルのショートカットキー

Ctrl+Endを押せば、ブックで使用している最終セルを選択できます。

ブックに書かれている内容のみを全量コピーするといった操作を行うことがあります。
その際に最終セルがZX列、65253行目といった膨大なデータである場合もあります。

そんなときにA1を選択後、Shift+Ctrl+Endを押せばブック内で入力されている
すべてのセルが入るようにExcelが全体を選んでくれます。
途中のセルからでも可能です。
ちなみにWindowsのAPIを呼び出してるだけなので、当然メモ帳やWEBページなんかでも使用できます。

応用として、Ctrlと方向キーを押せば、
連続して入力されているセルの一番最後が選択できます。
状況によって使い分けてください。



2.よく使う関数やセル参照の使い方(手順書フォーマット作成)

ドキュメント作成を観点に、手順書作成時に使われる関数や参照の仕方について
手順書フォーマット作成方法を通じて説明します。

手順書はさまざまなフォーマットがありますが
基本敵に縦A4もしくは横B4で、
項目には「項番、手順名、手順詳細、確認観点、備考」などとなっています。

手順によっては表紙があったり、修正履歴のページがあったりします。

今回は表紙、修正履歴がある
リモート先のWindows7にログインする手順を例として
フォーマットの作成について説明します。

雛形を作成したのでダウンロードしてください。


2.1 最終更新日自動記入設定

雛形ダウンロードをして開くと表紙シートが出てくると思います。
表紙シートの最終更新日の右のセルへ

=INDEX(修正履歴!B:B,COUNTA(修正履歴!B:B)+1,1)

と入力してください。

最終更新日が
「 40909 」となっていると思います。
G5セルを右クリックしてセルの書式設定を出して日付書式「yyyy/m/d」へ変えてください。
「40909」が「2012/1/1」と作成日と同じ日になります。



修正履歴のB4セルに適当な日付を入れて、再び表紙のシートを見ると
日付が入力した日付へと変更されているはずです。
B5セルに別の日付を入れると、最終更新日がB5セルの日付へ変更されます。

さっき入力した内容は

修正履歴シートの修正日の最下部のものを参照する設定

となっています。

では入力した内容の説明です。

INDEX関数

INDEX関数は以下の3つの引数を持ちます。

INDEX(参照範囲,行番号,列番号)

戻り値は参照範囲内の行番号、列番号に従ったセルの値となります。

ちなみにここでいう行は、Excel全体ではなく、参照している範囲となることに注意してください。

つまり、参照範囲が修正履歴シートのB列全体となっているわけです。
B列全体の列は1列しかないので、
3つ目の引数は1列しかないうちの1列目となるわけです。

続いて真ん中の行番号のところで
COUNTA関数を使用しています。

COUNTA関数はINDEX関数に比べ簡単です。

COUNTA(セル範囲)

戻り値はセル範囲のNULL以外の数となります。

B列ははじめに修正日と2012/1/1といった2つの文字が入っているため、
COUNTA(修正履歴!B:B)では2が返ります。
修正履歴シートのB列は一番上が空白行となっているため、
最終セルを調節するため「+1」しているわけですね。


で、先ほど日付を入力してもらいましたが日付を空白をいれずに入力することで
最終セルを参照し、自動で更新日を入力する設定が完成です。


■問題2.1.1
「表紙シート」の作成日入力セルであるG4セルに「修正履歴シート」のB3の日付を自動入力するように設定を変更してください。

■問題2.1.2
上記を参考に、AC25セルに最終更新者を自動入力する設定を入れてください。



2.2 数値のみで「作業時間:N分」と入力される設定

続いて、タイトルのすぐ下のC18セルに数字を入れると
自動的に「作業時間:N分」(Nは入力した数値)と表示させる設定について説明します。

C18セルを右クリックしてセルの書式設定を出し
[表示形式]タブの[ユーザ定義]を選び
種類(T):の下に以下の入力をしてください。

"作業時間:"0"分"




























その後、Excelに戻り、C18セルに「5」と数値を入れると以下の通り
「作業時間:5分」と表示されます。


















さて、書式設定の説明です。

書式設定内部でダブルクォーテーションで囲まれたものは文字列と認識されます。
数字の0は数値となります。

ためしに、C18セルに数値以外、たとえば「A」を入力してください。

「作業時間:A分」とはならず、単なる「A」が表示されるはずです。

入力したデータ型によって振り分けられます。
Aは文字列(String型)なので、書式設定が適用されなかったというわけです。


■問題2.2.1
「手順シート」のB3セルを表紙シートの手順書番号、タイトル、作業時間のそれぞれを参照して
「【手順書番号:WN7-001】Windows7リモートログイン手順(5分)」となるように
セルの内容を修正してください。



2.3 自動項番記入

さて、ダウンロードしてもらったフォーマットは単純に項番に数字が入っています。
で、この手順をレビューしてもらったところ、リモートデスクトップの画面で
「リモートデスクトップを起動する部分も別の項番を振って手順に入れてほしい」といわれました。

起動する設定を手順に追加して、項番を振りなおして再度レビューしたところ
IPの入力についても手順に書いてほしいとさらに言われたので
再び項番を振りなおして・・・・

っとまあ、手順作成に慣れてないと、上記のようなループに陥ることがあります。
自分で気づいて手順を修正するにしても、毎回項番を振りなおすのは面倒です。

今回は例として単純な手順を提示しましたが、もっとややこしい手順になることもあったり
手順内部で項番を読み出すこともあり、(項番XXで作成した、△△を使用して~など)
修正するたびに手順内部の項番も変更しなければなりません。
特に手順内部の項番は修正し忘れることが大いに考えられます。
修正し忘れ出お客さんに提示すると
「ちゃんとやってくんない????」っと言われたりしてとてもつまらないことで
お客さんの信用を失いかねません。


よって、
項番には関数を使用しましょう。

手順シートのB4セルを以下の記載に変更してください。

=ROW()-3

同じように「 1 」が入ります。
また、項番3の確認観点の「項番1で使用したIPアドレスが表示されること」を
セルの参照を利用して以下のように書き換えてください。

="項番" & B5 &  "で使用したIPアドレスが表示されること"

そしてB5からB9セルにB4セルを貼り付けると
順番に「1~6」が記入され、さらに
項番3(行を追加する前は項番3)の手順の中身も書き換わりましたね。














さて、説明に移ります。

とはいえ特に難しくないです。


ROW関数は引数にセルを指定します。

ROW(参照セル)

そして指定したセルの行番号を返します。
引数を省略した場合は、ROW関数が入力された行位置を返します。

今回は項番1の入力場所がB4となっていたので、+3してやったわけです。


手順作成時の凡ミスを減らすため、手順番号にはROW関数を使用してください。




さて、12/4になってしまったので、説明はここまでにします。

お疲れ様でした。
文中の問題文に対する回答はこのファイルを参考にしてください。

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メールなりでご連絡ください。

コメントよりはメールのほうが反応が早いと思います。



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